2024年1月から、電子取引に関するデータ保存が完全義務化されました。メールで受け取った請求書やクラウドサービスからダウンロードした領収書など、電子的にやり取りした取引情報は、紙に印刷して保存するだけでは要件を満たさなくなっています。本記事では、電子帳簿保存法の基本的な仕組みと、中小企業や個人事業主が実務で対応すべきポイントについてわかりやすく解説します。
電子帳簿保存法の3つの区分
電子帳簿保存法は、帳簿や書類の保存方法に関する法律で、対象となる書類の種類に応じて3つの区分が設けられています。それぞれの区分で保存要件が異なるため、自社に該当するものを正しく理解することが大切です。
1. 電子帳簿等保存
会計ソフトなどで作成した帳簿（仕訳帳、総勘定元帳など）や、パソコンで作成した決算書類をデータのまま保存する制度です。この区分は任意であり、対応しなくても紙で保存すれば問題ありません。ただし、一定の要件を満たして電子保存を行うと「優良な電子帳簿」として認められ、過少申告加算税の軽減措置を受けられるメリットがあります。
2. スキャナ保存
紙で受け取った請求書や領収書などをスキャナやスマートフォンで読み取り、画像データとして保存する制度です。こちらも任意の制度ですが、導入することで紙の原本を廃棄でき、保管スペースの削減や書類検索の効率化が実現できます。スキャナ保存を行う場合は、解像度や階調などの画質要件、タイムスタンプの付与、入力期間の制限などの要件を満たす必要があります。
3. 電子取引データ保存（義務）
メール添付のPDF請求書、ECサイトの領収書、クラウドサービスからダウンロードした書類など、電子的にやり取りされた取引データの保存に関する制度です。2024年1月以降、この区分のみが全事業者に対して義務化されています。電子取引データを紙に印刷して保存することは原則として認められず、データのまま一定の要件を満たした形で保存する必要があります。
電子取引データの保存要件
義務化された電子取引データ保存では、「真実性の確保」と「可視性の確保」の2つの要件を満たす必要があります。
真実性の確保
保存したデータが改ざんされていないことを証明するための要件です。以下のいずれかの方法で対応する必要があります。
- タイムスタンプが付与されたデータを受け取る
- データの受領後、速やかにタイムスタンプを付与する
- データの訂正・削除の記録が残るシステムを利用する
- 訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定めて運用する
中小企業や個人事業主にとって最も取り組みやすいのは、事務処理規程を定める方法です。国税庁のホームページにはサンプルが公開されていますので、それを参考に自社の実態に合わせた規程を作成しましょう。
可視性の確保
保存したデータを必要なときにすぐに確認できるようにするための要件です。具体的には以下の条件を満たす必要があります。
- パソコンやディスプレイなど、データを表示・印刷できる環境を整備する
- 取引年月日、取引金額、取引先の3つの項目で検索できるようにする
なお、基準期間の売上高が5,000万円以下の事業者、または電子取引データをプリントアウトして日付・取引先ごとに整理保存している場合は、検索要件が不要となる緩和措置が設けられています。
中小企業・個人事業主の実務対応
実際にどのように対応すればよいか、具体的な手順をご紹介します。
ファイル名による管理
専用のシステムを導入しなくても、ファイル名に「日付_取引先名_金額」を含めてパソコンのフォルダに保存する方法で対応できます。例えば「20260310_株式会社ABC_55000.pdf」のように命名し、年度ごとのフォルダに整理して保存します。この方法であれば、特別なソフトやシステムを導入する必要はありません。
クラウド会計ソフトの活用
freeeやマネーフォワードなどのクラウド会計ソフトには、電子帳簿保存法に対応した書類保管機能が備わっています。仕訳と証憑データを紐づけて管理できるため、日々の経理業務の中で自然と法令対応が完了する仕組みになっています。
事務処理規程の整備
真実性の確保の要件を満たすために、電子取引データの取り扱いに関する事務処理規程を作成しましょう。データの保存方法、訂正・削除のルール、責任者の設定などを明文化し、従業員に周知します。
よくある誤解と注意点
- 「紙で印刷すれば大丈夫」は誤りです。電子取引データは電子データのまま保存が必要です
- 「売上が少なければ関係ない」は誤りです。売上規模に関係なくすべての事業者が対象です
- 「メールの本文に記載された取引情報」も電子取引に該当します
- 「スクリーンショット」による保存も、要件を満たせば認められます
まとめ
電子帳簿保存法の対応は、最初は煩雑に感じるかもしれませんが、ファイル名の付け方や保存フォルダのルールを決めてしまえば、日常業務の中で無理なく対応できます。義務化された電子取引データ保存を中心に、まずは自社の現状を確認し、できることから始めましょう。対応方法がわからない場合や、自社の運用が要件を満たしているか不安な場合は、お気軽に当事務所までご相談ください。